Administrace zahraničního pobytu

V případě výjezdu studenta na zahraniční pobyt je nezbytné, kromě vlastních pravidel programu, splnit několik administrativních kroků, které jsou závazné pro všechny vyjíždějící studenty. Bez níže uvedených dokladů nemůže být studijní pobyt zaveden do studia, ani nemohou být uznány dovezené kredity a předměty.

Veškeré studium absolvované v zahraničí a řádně evidované v IS je také uvedeno na tzv. Diploma Supplement – přílohy k diplomu o absolvovaném studiu na MU, dokladu o získaných kompetencích a kvalifikacích. Je tedy v zájmu všech vyjíždějících studentů držet se následujících pokynů.

Před výjezdem

• Je třeba v IS založit pobyt v aplikaci Evidence údajů o stážích, studijních a pracovních pobytech (pod záložkou Personální). Vyplňují se pouze údaje o plánované délce pobytu, pracovišti, kam student jede aj.
• Před odjezdem na pobyt je třeba vytvořit tzv. Learning agreement. Jde o smlouvu mezi pracovišti a studentem o náplni studijního pobytu, o případných předmětech, které tam budou absolvovány. Vysílající pracoviště uvádí, jak budou tyto předměty uznány po návratu (typ kreditů, počet). Dokument je zásadní i v případě, že CZS jej po Vás nepožaduje (např. v rámci programu CEEPUS), jelikož bez něj Vám nemohou být přivezené kredity započítány do studia.
• Formulář smlouvy pro program ERASMUS+ ke stažení spolu s podrobným návodem na jeho správné vyplnění naleznete v pravém sloupečku pod nadpisem „Dokumenty ke stažení“ na stránkách CZS. 
• Smlouvu je třeba nechat potvrdit všemi stranami a potvrzenou (podpis, razítko) ji nahrát v podobě oskenovaného dokumentu do Archivu zahraničního pobytu, který vzniká automaticky po vložení pobytu do Evidence v IS.

V průběhu pobytu

• Po příjezdu do zahraničí může dojít k revizi smlouvy. Jestliže se rozhodnete měnit počet či složení předmětů, které hodláte absolvovat, je třeba tyto změny zanést do dokumentu Changes to Learning Agreement. Dokument potvrzený všemi stranami je také třeba nahrát do Archivu v IS.

Před návratem

• Student musí dovézt doklad o délce absolvovaného pobytu a jeho náplni. Pokud zahraniční instituce nevydává vlastní potvrzení, pak se délka pobytu dokládá dokumentem Confirmation of Study Period (formulář).
• Veškeré ukončené předměty musejí být vypsány a výsledky potvrzeny včetně počtu kreditů a jejich typu (ECTS či jiný). Pokud nemá instituce vlastní formulář, slouží k tomu dokument Transcript of Records(formulář).

Na všech dokumentech by mělo být razítko instituce, pokud je to možné!

V případě nejasností se prosím obracejte na koordinátorku zahraničních pobytů Mgr. Janu Valtrovou, Ph.D., e-mail: jvaltrova@phil.muni.cz.